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    关于2020年度档案材料归档工作的通知

    各学院、各部门:

    根据《安徽工程大学档案管理办法》(校字〔20124号)和《安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(校办字〔201313号)文件要求,为进一步做好2020年度档案材料的归档工作,现将有关事项通知如下:

    一、归档范围

    1202011日至20201231日期间内形成的属于学校归档范围的各类档案材料,以及2020年之前应归未归的档案材料。

    2.各学院收集归档的具体范围详见《安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,其中重要档案材料(学院内部的干部任免、重要活动照片和视频、每学年考试试卷样卷及答案、毕业生集体合影照片等)移交综合档案室,其他材料由学院档案室自行保管,综合档案室对具体业务进行指导。

    3.各部门收集归档的具体范围详见《安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(附件1)。

    4.获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

    5.归档材料载体形式包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等。

    二、归档时间

    1.党群、行政、声像、教学、学籍、外事、出版、招投标档案于2021531日前归档。

    2.科研、设备档案在项目验收完成后2个月内归档。

    3.基建档案在项目验收完成后3个月内归档。

    4.实物档案在收到实物1个月内归档。

    5.毕业生集体合影照片(纸质和电子)及毕业活动相关视频资料在当年毕业生离校后7日内归档。

    6.财会档案,在会计年度终了后,由财务处保管一年,期满后于次年5月底前归档。

    三、归档程序

    各单位专兼职档案员对本单位2020年度档案材料进行收集、整理、分类,填写《档案移交登记表》(附件2,一式两份),按归档时间移交综合档案室,办理相关手续。

    四、有关要求

    1.各学院、各部门要充分认识档案工作的重要性,加强对本单位档案工作的领导,做到思想重视、组织保证、人员到位,合理安排专兼职档案员的工作时间。

    2.各学院、各部门专兼职档案员要根据本单位的年度工作实际,对照归档范围和质量要求,认真做好材料的收集整理工作,确保归档材料齐全完整。

    3.凡档案材料多、归档工作量大的学院或部门,要组织人力及时整理,确保归档工作按时完成。


    附件:

    附件1:安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表(2020年修订版).doc

    附件2:档案移交登记表.doc


    办公室 

    2021年3月12日


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